Rangkuman Manajemen Proyek
Nama : Muhammad Adnan
Kelas : 3KB06
NPM : 24115460
BAB I
PENDAHULUAN
Pendahuluan
Manajemen proyek kini merupakan keharusan, bukan lagi
sekedar pilihan. Ini berarti bahwa pekerjaan-pekerjaan tertentu akan lebih efisien
dan efektif jika dikelola dalam kerangka proyek dan bukan diperlakukan sebagai
pekerjaan biasa. Dengan demikian diperlukan penerapan manajemen proyek secara
benar.
Maka memahami manajemen proyek secara benar sangatlah
penting dalam rangka bisa melaksanakannya. Batasan waktu yang tersedia dan
biaya yang dianggarkan serta kualitas jalan merupakan hal-hal yang harus
dipenuhi dalam penyelesaian pekerjaan tersebut.
Suatu perusahaan perlu membuat rencana strategis untuk
jangka lima tahun ke depan. Rencana ini sering disebut dengan corporate plan.
Untuk itu, perusahaan tersebut meminta sebuah konsultan untuk membuatnya.
Kepada konsultan ini diberi batasan waktu, biaya dan lingkup pekerjaan tertentu
yang harus diselesaikan. Dalam beberapa sesi berikut akan dibahas pengertian
proyek, manajemen proyek, mengapa manajemen proyek, tawar menawar dalam
manajemen proyek.
Definisi Proyek
Proyek didefinisikan sebagai sebuah rangkaian ak tifitas
unik yang saling terkait untuk mencapai suatu hasil tertentu dan dilakukan
dalam periode waktu tertentu pula.
Sementara (temporary) berarti setiap proyek selalu
memiliki jadwal yang jelas kapan dimulai dan kapan diselesaikan. Progressive elaboration
adalah karakteristik proyek yang berhubungan dengan dua konsep sebelumnya yaitu
sementara dan unik. Setiap proyek terdiri dari langkah-langkah yang terus
berkembang dan berlanjut sampai proyek berakhir. Setiap langkah semakin
memperjelas tujuan proyek.
Karakteristik-karakteristik tersebut di atas yang
membedakan aktifitas suatu proyek terhadap aktifitas rutin operasional.
Aktifitas operasional cenderung bersifat terus-menerus dan berulang-ulang,
sementara aktifitas proyek bersifat temporer dan unik. Dari segi tujuannya,
aktifitas proyek akan berhenti ketika tujuan telah tercapai. Sementara
aktifitas operasional akan terus menyesuaikan tujuannya agar pekerjaan tetap
berjalan.
Definisi Menejemen Proyek
Manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan
(knowledges), Keterampilan (skills), alat (tools) dan teknik (techniques) dalam
aktifitasaktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek (PMBOK,
2004). Manajemen proyek dilaksanakan melalui aplikasi dan integrasi tahapan
proses manajeman proyek yaitu initiating, planning, executing, monitoring dan
controlling serta akhirnya closing keseluruhan proses proyek tersebut. Dalam
pelaksanaannya, setiap proyek selalu dibatasi oleh kendala-kendala yang
sifatnya saling mempengaruhi dan biasa disebut sebagai segitiga project
constraint yaitu lingkup pekerjaan (scope), waktu dan biaya.
Macam-macam Proyek
1. Proyek Konstruksi Proyek ini biasanya berupa pekerjaan
membangun atau membuat produk fisik.
2. Proyek Penelitian dan Pengembangan Proyek ini bisa berupa
penemuan produk baru, temuan alat baru, atau penelitian mengenai ditemukannya
bibit unggul untuk suatu tanaman.
3. Proyek yang berhubungan dengan manajemen jasa Proyek ini
sering muncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah. Proyek ini bisa
berupa:
• Perancangan struktur organisasi
• Pembuatan sistem informasi manajemen
• Peningkatan produktivitas perusahaan
• Pemberian training
Timbulnya lde Proyek
Proyek bisa dilihat dari cara munculnya ide proyek. Cara munculnya ide ini
akan membawa pengaruh bagaimana suatu pekerjaan proyek bisa didapatkan oleh
suatu perusahaan. Ada bermacam-macam cara munculnya ide proyek, antara lain :
1. Dari Klien langsung ke Konsultan kontraktor
2. karena ada tawaran dana
3. Lewat proses lelang
4. Dari dalam perusahaan sendiri
5. Melalui penawaran
BAB II
SIKLUS HIDUP PROYEK
Dalam bab siklus hidup proyek secara singkat dapat dijelaskan sebagai
berikut.
1. Riset dan pengembangan (R&D) : dalam tahapan ini
penelitian pasar akan produk yang diinginkan oleh pasar, pembuatan model dan
design serta pembuatan produk.
2. Pengenalan ke pasar : tahapan ini dapat bagaimana
tanggapan pasar tehadap produk baru yang diluncurkan.
3. Tumbuh : tahapan ini dimana produk tersebut dibeli dan
meningkat oleh konsumen.
4. Matang : tahapan ini dimana jumlah penjualan produk
tersebut sudah meningkat dan sulit untuk dinaikan,
5. Penurunan : pada tahapan ini, jika pada tahap matang
berakhir, maka produk tersebut akan mengalami penurunan dalam segi penjualan.
6. Mati : tahapan ini yaitu jika produk tersebut sudah tidak
dibeli lagi oleh konsumen.
Bab ini menjelaskan
tentang siklus hidup dan tahapan – tahapan tentang suatu proyek. Tahapan –
tahapan itu dapat dibagi menjadi 4 yaitu :
A) Tahap Konsepsi
Pada tahap konsepsi dapat
dibagi menjadi 2 yaitu a. Inisialisasi Proyek : Inisialisasi merupakan tahap
dimana satu ide lahir dan dilakukan klarifikasi bagaimana suatu masalah
diselesaikan. b. Kelayakan Proyek : kelayakan yaitu bagaimana suatu masalah
dapat diselesaikan dan dapat menguntungkan secara ekonomis.
Proposal Proyek
Terdapat beberapa aspek
dalam proposal proyek yaitu:
a. Surat Pengantar
b. Ringkasan Eksekutif
c. Bagian Teknis
d. Manfaat atau
Keuntungan Yang Akan Diperoleh
e. Jadwal
f. Bagian Keuangan
g. Bagian Legal
h. Kualifikasi Manajemen
Pemilihan Proposal
Dalam tahap ini, proposal yang
dievaluasi harus dipilih berdasarakn syarat – syarat administrasi. Syarat –
syarat tersebut terdiri dari.
1. Aspek Hukum
2. Bidang Pekerjaan
3. Aspek Finansial
Negosiasi Kontrak
Dalam tahap negosiasi, antara
pemilik proyek dan calon kontraktor diadakan suatu negosiasi. Negosiasi ini
bertujuan agar kedua belah pihak (yang menjalin kerja sama) memiliki
kesepakatan dalam hal waktu, jadwal dan performansi.
B) Tahap Perencanaan
Dalam tahapan perencanaan
terdiri dari :
1. Jadwal pekerjaan
2. Anggaran dan sistem
pengenalian biaya
3. Work breakdown structure
secara rinci
4. Bagian – bagian yang beresiko tinggi
5. Rencana sumber daya manusia
dan pemakaian sumber daya lain
6. Rencana pengujian hasil
proyek
7. Rencana dokumentasi
8. Rencana peninjauan
pekerjaan
9. Rencana pelaksanaan proyek
C) Tahap Eksekusi
Dalam tahapan eksekusi ini,
suatu proyek sudah mulai dikerjakan. Dibuat desain, pengembangan, pengadaan,
konstruksi, produksi dan lain – lain yang berkaitan dengan eksekusi.
D) Tahap Operasi
Pada tahapan ini jika suatu proyek sudah
diberikan kepada user maka proyek tersebut telah usai dan proyek tersebut akan
memulai untuk dioperasikan.
BAB
3
ORGANISASI
PROYEK
Di Bab ini menjelaskan jika suatu perusahaan sudah
berkembang pesat, maka perusahaan itu dapat mengubah organisasi proyeknya.
Tetapi jika perusahaan itu merasa organisasi yang terdahulu sudah baik dalam
pengerjaannya, maka perusahaan tersebut dapat memperbaharui organisasinya
dengan melakukan penambahan sumber daya manusianya. Dalam suatu perusahaan
terdapat beberapa dasar penyusunan struktur organisasi yaitu:
1. Berdasarkan produk. Perusahaan dapat membentuk suatu
organisasinya dalam beberapa produk.
2. Berdasarkan lokasi. Perusahaan dapat membagi
beberapa organisasinya dalam bentuk wilayah atau lokasi.
3. Berdasarkan proses. Perusahaan dapat membagi
beberapa organisasinya dalam proses pembuatan produk.
4. Berdasarkan pelanggan. Perusahaan membagi beberapa
organisasinya menjadi beberapa bagian berdasarka usia, jenis kelamin dan lain –
lain.
5. Berdasarkan fungsi. Perusahaan membagi organisasinya
dalam beberapa fungsi organisasi.
A) Proyek Sebagai Bagian
Dari Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional membagi
departemennya berdasarkan fungsi – fungsi yang ada. Terdapat beberapa fungsi
yaitu fungsi pemasaran, fungsi personalia, fungsi produksi, fungsi keuangan dan
lain – lain. Organasasi fungsional memiliki kelebihan dan kekurangannya masing
– masing. Kelebihannya yaitu.
1. Adanya fleksibilitas tinggi dalam penggunaan karyawan
atau staf
2. Karyawan yang memiliki kelebihan tertentu dapat
ditugaskan dimana saja
3. Orang – orang yang memiliki keahlian berbeda bisa
digabungkan
4. Divisi fungsional bisa menjadi teknologi yang baru
5. Divisi fungsional memiliki jalur karir tersendiri
Kelemahannya
yaitu.
1.
Klien tidak menjadi perhatian utama
2.
Divisi fungsional cenderung memiliki orientasi khusus
3.
Kadang pada proyek tidak ada karyawan diberikan tanggung jawab penuh
4.
Motivasi karyawan cenderung lemah
5.
Tidak ada pendekatan holistic dalam penyusunan proyek
B) Organisasi Proyek
Murni
Organisasi proyek murni merupakn
bentuk lain dari organisasi proyek. Pada organisasi pimpinan proyek bisa
melakukan pembangunan diluar dari kesepakatan antar sub kontraktor yang tidak bisa
dikendalikan oleh sub kontraktor tersebut. Organisasi proyek murni memiliki
kelebihan dan kekurangannya masing – masing. Kelebihannya yaitu.
1. Manajer proyek mempunyai wewenang penuh
2. Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggung
jawab terhadap manajer proyek
3. Rantai komunikasi menjadi pendek
4. Adanya kesatuan komando
5. Bentuk ini cukup simple dalam dikerjakan
Kekurangannya
yaitu.
1. Banyak proyek yang harus dikerjakan
2. Pengeluaran biaya yang cukup banyak
3. Sering manajer proyek menumpuk sumber daya
4. Bila proyek selesai aka nada masalah baru yaitu
bagaimana nasib pekerja proyek selanjutnya
5. Ketidakkonsistenan prosedur
C) Organisasi Matriks
Organisasi matrik digunakan untuk
menggabungkan kelebihan antara organisasi murni dengan organisasi fungsional
dan juga meminimalisir kekurangan antar kedua organisasi tersebut. Tetapi
organisasi matriks ini juga memiliki kelebihan dan kekurangannya masing –
masing. Kelebihannya yaitu.
1. Proyek mendapat perhatian cukup
2. Tidak ada masalah yang berat
3. Tanggapan klien bisa cepat ditangani
4. Perwakilan dari tiap divisi mempunyai akses
5. Bila ada proyek yang pengerjaannya dalam waktu
bersamaan tetapi sumber daya yang digunakan akan seimbang tiap proyek
Kekurangnnya
yaitu.
1. Terdapat keraguan antar perintah dari dua manajer
2. Meningkatnya persainagn antar manajer proyek
3. Manajer matriks melanggar prinsip utama dari
manajemen
BAB
V
Perencanaan
Proyek
Setelah
kontrak proyek ditandatangani, maka manajemen puncak dari perusahaan yang
mendapatkan pekerjaan proyek harus memberi wewenang untuk melakukan
perencanaan, membuat jadwal dan anggaran kepada tim proyek. Langkah-langkah
perencanaan meliputi:
1. Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan-kebutuhannya.
Dalam hal ini perlu ditentukan hasil akhir proyek, waktu, biaya dan performansi
yang ditargetkan.
2. Pekerjaan-pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk
mencapai tujuan proyek haruslah diuraikan dan didaftar.
3. Organisasi proyek dirancang untuk menentukan
departemendepartemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajermanajer
yang bertanggungjawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.
4. Jadwal untuksetiapaktivitaspekerjaandibuat,
yangmemperlihatkan waktu tiap aktivitas, waktu mulai dan batas selesai serta
milestone.
5. Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang
dibutuhkan dipersiapkan. Rencana ini akan memberikan informasi mengenai jumlah
sumberdaya dan waktu untuk setiap aktivitas pekerjaan.
6. Estimasi mengenai waktu, biaya dan performansi
penyelesaian proyek.
BAB
VI
PENJADWALAN PROYEK
Yang pertama dikembangkan dalam
perencanaan dan penjadwalan adalah Gantt Charts. Nama ini mengacu pada penemunya
Henry L. Gantt, seorang konsultan manajemen terkenal. Apa yang diperlihatkan
dalam Gantt Charts adalah hubungan antara aktivitas dan waktu pengerjaannya.
Disini bisa juga dilihat aktivitas mana yang harus mulai dulu dan aktivitas
mana yang menyusulnya. Gantt Charts dibuat menyusul selesainya WBS.
Contoh penjadwalan
BAB IX
PENGENDALIAN PROYEK
Tahap manajemen yang berikutnya
setelah pelaksanaan proyek adalah pengendalian. Ini berarti di dalam
pelaksanaan proyek, sebelum proyek selesai, sudah ada proses pengendalian. Jadi
pengendalian dilakukan seiring pelaksanaan proyek. Pengendalian dilakukan agar
proyek tetap berjalan dalam batas waktu, biaya dan performansi yang ditetapkan
dalam rencana. Ada beberapa perbedaan antara perencanaan dan pengendalian, Perencanaan
berkonsentrasi pada:
·
penetapan arah dan tujuan
·
pengalokasian sumberdaya
·
pengantisipasian masalah
pemberian motivasi kepada para
partisipan untuk mencapai tujuan Sedangkan pengendalian berkonsentrasi pada:
·
pengendalian
pekerjaan ke arah tujuan
·
penggunaan secara efektif sumberdaya yang ada
·
perbaikan koreksi masalah
·
pemberian imbalan pencapaian tujuan
BAB XI
Pemilihan Proyek
Suatu perusahaan mungkin
mempunyai banyak pilihan proyek dalam waktu yang sama. Jika proyek-proyek yang
tersedia menjanjikan keuntungan bagi perusahaan, maka perlu dilakukan pemilihan
proyek yang paling menguntungkan baik dari segi finansial atau aspek yang lain.
Hal ini perlu dilakukan mengingat keterbatasan sumberdaya yang dipunyai
perusahaan baik dari segi uang, peralatan atau pun sumber daya manusia. Karena
itu proses pemilihan proyek yang akan dikerjakan atau diikuti memegang peran
penting. Ada beberapa kriteria finansial yang bisa digunakan dalam pemilihan
proyek, antara lain
1.
Payback period (PP)
2.
Return on investment (ROI)
3.
Net present value (NPV)
4.
Internal rate of return (IRR) 5. Break even analysis
BAB XII
Mengelola Konflik Dalam Proyek
Munculnya Konflik
Dalam suatu organisasi adanya
perbedaan opini, tujuan dan nilai yang dianut seringkali akan memicu terjadinya
konflik, apalagi untuk organisasi proyek yang sering dibentuk jika ada proyek
baru. Di sini akan seringkali terjadi pergantian personil yang sebelumnya
mungkin tidak saling kenal, sehingga orang harus bekerjasama dengan orang-orang
baru.
Sebagian besar orang yang
pernah aktif dalam organisasi akan setuju pada satu hal bahwa yang paling sulit
adalah mengatur orang. Baik organisasi bisnis maupun organisasi nirlaba,
permasalahan antar manusia adalah yang paling sulit diatasi. Karena dalam
interaksinya seringkali terjadi apa yang dinamakan konflik.
Konflik yang tidak dikelola
dengan baik sangat berpotensi untuk menggagalkan pencapaian tujuan organisasi.
Pandangan tradisional menganggap konflik sebagai hal yang harus dihindari,
tidak sehat dan sebagai masalah. Pandangan ini dianggap kurang benar dalam
perspektif manajemen proyek.
BAB XIII
Manajemen Risiko Proyek
Biasanya manajemen proyek
berkonsentrasi pada masalah jadwal dan biaya. Bagaimana melaksanakan proyek
sesuai jadwal dan biaya yang direncanakan adalah fokus dari manajemen proyek.
Sejak pertengahan 1980, perusahaan mulai menyadari perlunya kebutuhan
mengintegrasikan risiko teknis ke dalam risiko jadwal dan biaya. Proses
manajemen risiko dikembangkan dan diimplementasikan sehingga informasi mengenai
risiko tersedia bagi pengambil keputusan kunci. Manajemen risiko sangat penting
pada kondisi di mana ada taruhan yang besar dan ketidakpastian tinggi.
Manajemen Risiko pada proyek meliputi langkah memahami & mengidentifikasi
masalah potensial yang mungkin terjadi, mengevaluasi bagaimana risiko ini
mempengaruhi keberhasilan proyek, monitoring dan penanganan risiko. Manajemen
Risiko yang proaktif akan mengurangi jumlah masalah, memperbaiki keberhasilan
pelaksanaan proyek.
Resiko
Risiko merupakan kombinasi dari probabilitas
suatu kejadian dan konsekuensi dari kejadian tersebut, dengan tidak menutup
kemungkinan bahwa ada lebih dari satu konsekuensi untuk satu kejadian, dan
konsekuensi bisa merupakan hal yang positif maupun negatif.
